Associação dos Auditores de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Amapá
Matriz de achados
Você deve se lembrar que a última coluna da Matriz de Planejamento contempla os possíveis achados que o Auditor de Controle Externo possivelmente identificará quando da realização do trabalho.
Pois bem, na etapa de execução da fiscalização, o ACE deverá confirmar esses possíveis achados. Quanto melhor o planejamento, maior a chance de converter um possível achado em um achado de auditoria propriamente dito.
Para sistematizar a identificação desses achados (informações relevantes para a fiscalização, que respondem às questões de auditoria e que constarão do relatório), o ACE se utiliza de outro quadro, denominado Matriz de Achados.
Informação importante!
Elementos-chave da matriz de achados
Elementos-chave que devem constar na Matriz de Achados:
1. Descrição do achado. Apenas um título que resumo o achado.
2. Situação encontrada. Fiscalizações sempre buscam constatar como algo aconteceu ou acontece (como foi praticado o ato, o que está escrito no contrato, quem executou tal tarefa e etc). A situação precisa ser relevante, evidenciada e ser apresentada com objetividade.
3. Critério de auditoria. É o padrão utilizado como referência. Em auditorias governamentais esse critério é frequentemente uma norma (desde a Constituição Federal até atos regulamentares) em razão do princípio da legalidade. Serve para confrontar a situação encontrada e como deveria ser se as regras tivessem sido cumpridas.
4. Evidências e análises. Deve-se registrar as informações obtidas e que documentam os achados de auditoria e respaldam as conclusões da equipe. Nota: no processo de fiscalização, o ônus da prova é de quem fiscaliza.
5. Causas. Aqui se identificam as raízes do achado de auditoria, os elementos que permitiram que ele acontecesse. Serve também para a etapa de responsabilização dos fiscalizados, que devem ter relação direta ou indireta com essas causas.
6. Efeitos. São relatadas as consequências relacionadas com as causas correspondentes aos achados de auditoria. É justamente o resultado indesejado que um achado de auditoria negativo produz.
7. Recomendações. Devem ser relacionadas as propostas da equipe de auditoria para a regularização do achado, em geral, as recomendações visam atacar as causas dos achados.