Associação dos Auditores de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Amapá
Matriz de planejamento
Nessa etapa, o auditor deve procurar conhecer ao máximo o objeto que deseja/deve fiscalizar. Um detalhe, para o controle externo, quanto mais específico for o objeto, melhor será o resultado obtido com a fiscalização. Logo, se o objeto for um órgão/entidade em um determinado período do tempo, por exemplo, a fiscalização tende a levar muito tempo, ser muito complexa (atingir várias áreas do conhecimento), envolver muitos responsáveis e trazer poucos resultados efetivos.
Se o objeto for específico (ex.: um contrato administrativo, um procedimento licitatório, a execução de uma obra, uma política pública, um programa ou ação governamental) ou tenha temática transversal bem delimitada (ex.: atendimento ao cidadão, transparência na administração pública, entre outros), os resultados da fiscalização serão muito melhores.
Para facilitar nesse planejamento e tornar a metodologia razoavelmente uniforme para qualquer equipe de fiscalização, os auditores do TCE se utilizam de uma Matriz de Planejamento, cujo objetivo é esquematizar em um quadro as informações relevantes de um trabalho de auditoria. Nela devem consta todos os elementos-chave do que se pretende realizar durante a auditoria.
Informação importante!
Elementos-chave da matriz de planejamento
Elementos-chave que devem constar na Matriz de Planejamento:
1. Problema de auditoria. Expressar de forma clara e objetiva, aquilo que motivou a auditoria.
2. Questões de auditoria. Formular perguntas claras que direcionarão o trabalho de auditoria. Podem ser descritivas (quem? Onde? Quando? O quê?), normativas (comparação entre a situação encontrada e o estalecido pela norma), avaliativas (relativas à efetividade do objeto de auditoria) e exploratórias (destinadas a explicar eventos específicos). As questões, uma vez respondidas, devem elucidar o problema de auditoria.
3. Informações necessárias. Identificar informações necessárias para responder à questão de auditoria.
4. Fontes de informação. Para cada informação necessária, é preciso identificar previamente onde obtê-las de maneira confiáveis. São exemplos: documentação legal e institucional, legislação orçamentária, planos estratégicos, decisões, atas, organogramas e manuais, sistema de informações gerenciais, base de dados, bibliografia especializada e etc.
5. Procedimentos de análise de dados. São os métodos e técnicas utilizados para verificar a fidedignidade, conformidade, completude, veracidade e pertinência dos dados coletados.
6. Limitações. São fatores que dificultam ou restringem a obtenção das informações requeridas. Podem ser relacionados à estratégia metodológica adotada, às caraterísticas das informações que se pretende coletar e às condições operacionais de realização dos trabalhos.
7. Possíveis achados. É o parâmetro de análise, onde são detalhadas as respostas prováveis para as questões de auditorias formuladas no item 2. Essas respostas devem atender ao objetivo do trabalho e elucidar o problema descrito no item 1.
Para conhecer o quadro que sistematiza os principais elementos-chave de uma Matriz de Planejamento, clique nesse link e baixe o arquivo em formato editável.
Depois de devidamente preenchida a Matriz, os Auditores de Controle Externo iniciam a etapa de execução da fiscalização, quando devem se utilizar de um outro instrumento muito útil para o trabalho, que é a MATRIZ DE ACHADOS.